Polityka
przetwarzania danych osobowych
– dokument informacyjny
PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o.
DEFINICJE
Polityka: niniejsza Polityka przetwarzania danych osobowych PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o.
Administrator: PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Jana Kazimierza nr 3, 01-248 Warszawa.
dane osobowe: wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (osobie, której dane dotyczą). Osoba fizyczna możliwa do zidentyfikowania to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
RODO: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
osoba, której dane dotyczą: każda osoba fizyczna, której dane osobowe przetwarzane są przez Administratora w związku z prowadzona przez niego działalnością np. osoba udająca się do stref ograniczonego dostępu w lokalizacjach Administratora, osoba, z którą Administratora wiąże kontrakt umowny lub kierująca do niego zapytanie w formie e-maila.
INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ ADMINISTRATORA
W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Administrator zbiera i przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności z RODO.
Administrator zapewnia przejrzystość przetwarzania danych, w szczególności informuje o przetwarzaniu danych w momencie ich zbierania, w tym o celu i podstawie prawnej ich przetwarzania – np. przy zawieraniu umowy sprzedaży towarów lub usług.
Administrator dba o to, aby dane osobowe były zbierane tylko w zakresie niezbędnym do wskazanego celu i przetwarzane tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne. W celu przyspieszenia i usprawnienia obsługi swoich klientów Administrator pozyskuje od nich dane osobowe, które nie są niezbędne np. do wykonania zawartej z nimi umowy – jak numer telefonu, czy e-mail, wyłącznie za ich zgodą, a przed zebraniem takich danych informuje klientów o dobrowolności ich podania.
Przetwarzając dane osobowe, Administrator zapewnia bezpieczeństwo i poufność tych danych oraz dostęp do informacji o ich przetwarzaniu dla osób, których dane dotyczą. W przypadku, gdyby pomimo stosowanych środków bezpieczeństwa, doszło do naruszenia ochrony danych osobowych (np. „wycieku” danych lub ich utraty), Administrator informuje o takim zdarzeniu osoby, których dane osobowe dotyczą, w sposób zgodny z przepisami prawa.
KONTAKT Z ADMINISTRATOREM
Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących danych osobowych jest możliwy poprzez adres e-mail daneosobowe.od@pgnig.pl lub pisemnie na adres PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o., ul. Jana Kazimierza 3, 01-248 Warszawa.
Administrator danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się poprzez e-mail daneosobowe.od@pgnig.pl w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania danych osobowych.
BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH
W celu zapewnienia integralności i poufności danych, Administrator wdrożył procedury umożliwiające dostęp do danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, że wszystkie operacje na danych osobowych są rejestrowane i dokonywane tylko przez osoby uprawnione.
Administrator podejmuje ponadto wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące z nim dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora.
Administrator prowadzi na bieżąco analizę ryzyka i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych do identyfikowanych zagrożeń. W razie konieczności, Administrator wdraża dodatkowe środki służące zwiększeniu bezpieczeństwa danych.
CELE ORAZ PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH PRZEZ ADMINISTRATORA
Korespondencja e-mailowa oraz tradycyjna
Administrator kontaktuje się z osobami fizycznymi, które są jego klientami, za pomocą e-maila wyłącznie w celu realizacji zawartych z nimi umów, a w przypadkach kiedy chce ich poinformować o nowych produktach, czy usługach po uzyskaniu od nich wcześniejszej zgody na taki kontakt drogą elektroniczną w celach marketingowych.
W przypadku kierowania do Administratora (lub przez Administratora do nadawcy) korespondencji e-mailowej lub drogą tradycyjną, niezwiązanej z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy lub inną zawartą z nim umową, dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i załatwienia sprawy, której dotyczy ta korespondencja oraz w celu ewentualnego ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami. W takim przypadku podanie określonych danych jest wymagane przez Administratora tylko w sytuacji, gdy jest to niezbędne dla powyższego celu, a brak podania takich danych skutkuje brakiem możliwości załatwienia sprawy.
Podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu korespondencji z interesantami i obsłudze zgłaszanych przez nich spraw lub ciążący na Administratorze obowiązek prowadzenia korespondencji wynikający z przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Administrator przetwarza jedynie dane osobowe istotne dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych oraz innych informacji i ujawniana jedynie osobom upoważnionym.
Kontakt telefoniczny
Administrator kontaktuje się z osobami fizycznymi, które są jego klientami, wykorzystując ich numer telefonu wyłącznie w celu realizacji zawartych z nimi umów, a w przypadkach kiedy chce ich poinformować o nowych produktach, czy usługach po uzyskaniu od nich wcześniejszej zgody na taki kontakt telefoniczny w celach marketingowych.
W przypadku kontaktowania się z Administratorem drogą telefoniczną, w sprawach niezwiązanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami, Administrator może żądać podania danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt. W takim przypadku brak podania danych będzie skutkować brakiem możliwości obsługi tej sprawy. Podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na konieczności załatwienia zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Rozmowy telefoniczne mogą być także nagrywane – w takim wypadku, na początku rozmowy przekazywana jest informacja o nagrywaniu rozmowy. Rozmowy są rejestrowane:
1) w celach związanych z obsługą klientów i interesantów za pośrednictwem Contact Center, w szczególności w celu zawarcia ewentualnej umowy,
2) w celu monitorowania jakości obsługi,
3) w celu ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami,
4) w celach analitycznych i statystycznych.
Nagrania są też wykorzystywane w celu rejestracji zgłaszanych reklamacji lub wyrażania (względnie cofnięcia) zgody na otrzymywanie treści marketingowych. Nagrania są dostępne wyłącznie dla uprawnionych pracowników Administratora oraz pracowników i podmiotów obsługujących infolinię Administratora. Zarejestrowany podczas rozmowy telefonicznej głos nie jest analizowany przez Administratora przy użyciu narzędzi umożliwiających mu identyfikację osoby lub wyinterpretowanie z niego dodatkowych informacji o rozmówcy.
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych zawartych w nagraniu rozmowy oraz podanych w czasie rozmowy jest:
1) w celach związanych z obsługą klientów i interesantów za pośrednictwem Contact Center:
a) w związku zawarciem lub obsługą umowy – niezbędność do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
b) prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający na prowadzeniu komunikacji z klientami i interesantami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
2) w celu monitorowania jakości obsługi – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest dbałość o jakość świadczonych usług,
3) w celu ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), prawnie uzasadnionym interesem jest możliwość ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
4) w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest prowadzenie analiz i statystyk kontaktów telefonicznych z klientami i interesantami.
Komunikacja za pomocą serwisu internetowego
W celu obsługi klientów, jak również innych osób zainteresowanych usługami Administratora, Administrator prowadzi komunikację za pomocą serwisów internetowych Administratora, w związku z czym przetwarza dane osobowe użytkowników serwisów internetowych.
Szczegółowe informacje dotyczące zakresu oraz celów przetwarzania danych osobowych przez Administratora w ramach dedykowanych serwisów internetowych Administratora znajdują się w Polityce prywatności w serwisach internetowych.
Monitoring wizyjny oraz kontrola wstępu
W celu zapewnienia bezpieczeństwa i porządku na terenie obiektów, dbania o mienie, bezpieczeństwo informacji oraz osób zatrudnionych i interesantów, Administrator stosuje monitoring wizyjny oraz kontroluje wstęp do lokali i na teren zarządzany przez siebie. Zebrane w ten sposób dane nie są wykorzystywane dla żadnych innych celów.
W tych celach przetwarzane są dane osobowe w postaci nagrań z monitoringu oraz dane osobowe zbierane w rejestrze wejść i wyjść. Dane te – w razie takiej potrzeby – mogą również służyć ustaleniu lub dochodzeniu roszczeń lub obronie przed roszczeniami.
W przypadku korzystania z miejsc parkingowych Administratora, informacje o nr rejestracyjnych pojazdów wykorzystywane są w celu rezerwacji miejsc parkingowych.
Podanie danych jest wymagane przez Administratora w celu umożliwienia wstępu do lokalu lub na teren zarządzany przez Administratora, w tym na teren objęty monitoringiem wizyjnym, a odmowa ich podania skutkuje brakiem możliwości takiego wstępu. Podstawą przetwarzania danych osobowych są prawnie uzasadnione interesy Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegające na:
1) zapewnieniu bezpieczeństwa osobom, w tym pracownikom i gościom, przebywającym w lokalu oraz na terenie zarządzanym przez Administratora oraz zapewnienie bezpieczeństwa mieniu Administratora,
2) umożliwieniu Administratorowi obrony przysługujących mu praw.
W lokalizacjach Administratora, w których stosowany jest monitoring wizyjny, informuje on o tym osoby tam przebywające, umieszczając w widocznych miejscach informacje o objęciu obiektu monitoringiem.
Rekrutacja
W ramach procesów rekrutacyjnych, Administrator przetwarza dane osobowe podane przez kandydatów do pracy (np. w CV lub liście motywacyjnym) jedynie w zakresie określonym w przepisach prawa pracy. W związku z powyższym, osoby kandydujące nie powinny przekazywać informacji w szerszym zakresie niż to wynika z wymagań Administratora zawartych w ogłoszeniu o pracę i przewidzianych przepisami prawa. Jeśli kandydat poda także inne dane, niewymagane przez Administratora, uznaje się, że wyraził zgodę na ich przetwarzanie, przy czym taką zgodę można wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. W razie, gdy przesłane aplikacje będą zawierać informacje nieadekwatne do celu, jakim jest rekrutacja, nie będą one wykorzystywane ani uwzględniane w procesie rekrutacyjnym.
Dane osobowe są przetwarzane:
1) w przypadku gdy formą zatrudnienia jest umowa o pracę – w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia, w tym przede wszystkim Kodeksu pracy – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami Kodeksu pracy),
2) w przypadku gdy formą zatrudniania jest umowa cywilnoprawna – w celu prowadzenia procesu rekrutacyjnego – podstawą prawną przetwarzania danych zawartych w dokumentach aplikacyjnych jest podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit b RODO),
3) w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji w zakresie danych niewymaganych przepisami prawa, a także dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
4) w celu weryfikacji kwalifikacji i umiejętności kandydatów oraz ustalenia warunków współpracy – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na weryfikacji kandydatów do pracy oraz określeniu warunków ewentualnej współpracy,
5) w celu ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na umożliwieniu Administratorowi obrony swych praw.
W zakresie, w jakim dane osobowe są przetwarzane na podstawie wyrażonej zgody, można ją wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. W przypadku wyrażenia zgody dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych, dane osobowe usuwane są nie później niż dwa lata po wyrażeniu zgody – o ile wcześniej zgoda nie została wycofana.
Podanie danych w zakresie określonym w art. 22(1) Kodeksu pracy jest wymagane – w przypadku preferowania przez kandydata zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę – przez przepisy prawa, w tym przede wszystkim przez Kodeks pracy, zaś w przypadku preferowania zatrudnienia na podstawie umowy cywilnoprawnej – przez Administratora. Konsekwencją niepodania tych danych jest brak możliwości rozpatrzenia przez Administratora danej kandydatury w procesie rekrutacyjnym. Podanie innych danych jest dobrowolne.
Wynajmowanie pokoi gościnnych
W przypadku wynajmowania przez Administratora pokoi gościnnych, od gości zbierane są dane osobowe kontaktowe oraz ewentualnie inne dane osobowe identyfikujące w celu realizacji umowy oraz ze względów bezpieczeństwa. Brak podania takich danych, wymaganych przez Administratora, skutkuje brakiem możliwości zawarcia i wykonywania umowy, której przedmiotem jest udostępnienie pokoju gościnnego.
Dane osobowe są przetwarzane:
1) w celu obsługi gościa hotelowego oraz rozliczenia pobytu – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania dla wykonania zawartej umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
2) w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, przede wszystkim w zakresie prawa podatkowego i rachunkowości – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
3) w celu zapewnienia bezpieczeństwa i porządku na terenie obiektu – podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Prawnie uzasadnionym interesem realizowanym przez Administratora jest zapewnienie bezpieczeństwa osobom, w tym pracownikom, interesantom oraz osobom wynajmującym pokoje gościnne, przebywającym w lokalu oraz na terenie zarządzanym przez Administratora i zapewnienie bezpieczeństwa mieniu Administratora,
4) w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na ewentualnym ustaleniu lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Przetwarzanie danych w związku z wykonywaniem umów kompleksowych i umów sprzedaży energii elektrycznej
W celu wykonania umów kompleksowych dostarczania paliwa gazowego lub sprzedaży energii elektrycznej Administrator przekazuje dane osobowe Odbiorcy paliwa gazowego lub energii elektrycznej (obejmujące dane identyfikujące odbiorcę, dane kontaktowe, dane punktu poboru gazu lub energii) do podmiotów świadczących usługi dystrybucji i przesyłu (dalej Operatorzy). Operatorzy przekazują natomiast do Administratora dane pomiarowe i odczytowe dotyczące zużycia przez Odbiorcę energii elektrycznej lub paliwa gazowego i rozliczenia ich sprzedaży.
Wzajemne udostępnianie danych odbywa się w celu wykonywania zawartej umowy, a także w związku z bilansowaniem handlowym wymaganym przez przepisy Prawa energetycznego. Podstawę prawną takiego udostępniania stanowią art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO. Prawnie uzasadniony interes Administratora polega w tym przypadku na umożliwieniu weryfikacji prawidłowości wykonanego bilansowania handlowego, a także na ewentualnym ustaleniu, dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami.
Pozostałe szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych zebranych przez Administratora, w związku z wykonywaniem umów kompleksowych lub sprzedaży energii elektrycznej, są przekazywane w momencie zawierania umowy.
Zbieranie danych w związku ze świadczeniem usług lub wykonywaniem innych umów
W razie zbierania danych dla celów związanych z wykonaniem konkretnej umowy, Administrator przekazuje osobie, której dane dotyczą, szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych, w momencie zawierania umowy lub w momencie pozyskania danych osobowych w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne w celu podjęcia przez Administratora działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.
Przetwarzanie danych osób trzecich dokonujących wpłat
Administrator przetwarza również dane osobowe, obejmujące imię i nazwisko, numer rachunku bankowego oraz ewentualnie adres, osób trzecich wpłacających środki na konto rozliczeniowe klienta będącego stroną umowy z PGNiG OD, w związku z wynikającym z przepisów prawa obowiązkiem przechowywania danych dla celów księgowania i rozliczania wpłat. Dane te mogą zostać udostępnione klientowi, na rzecz którego dokonano wpłaty należności lub upoważnionym przez tego klienta osobom, zgodnie z jego wnioskiem. Dane dotyczące osób wpłacających środki na konto rozliczeniowe klienta, będą przetwarzane przez okres wynikający z przepisów prawa.
Promocja odnawialnych źródeł energii
W związku z promocją odnawialnych źródeł energii (OZE) Administrator pozyskuje od osób zainteresowanych rozwiązaniami opartymi o OZE, dane niezbędne do zaoferowania ww. rozwiązań przez współpracującego z Administratorem partnera sprzedaży (Partner Sprzedaży), a następnie udostępnia te dane Partnerowi Sprzedaży, na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą.
Dane osób zainteresowanych rozwiązaniami OZE są przetwarzane przez Administratora w celu:
1) obsługi, tj. przyjęcia oraz przekazania Partnerowi Sprzedaży zgłoszenia zainteresowania OZE – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
2) promocji odnawialnych źródeł energii oferowanych przez Partnera Sprzedaży - podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora oraz podmiotów trzecich (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Prawnie uzasadniony interes Administratora oraz Partnerów Sprzedaży polega na promocji odnawialnych źródeł energii oraz zapewnieniu wysokiej jakości obsługi,
3) realizacji umowy o współpracy w zakresie promocji odnawialnych źródeł energii, łączącej Administratora z Partnerem Sprzedaży – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Prawnie uzasadniony interes Administratora polega na wymianie informacji z Partnerem Sprzedaży niezbędnych do promocji nowoczesnej energetyki odnawialnej oraz wykonania umowy wiążącej Administratora z tym Partnerem Sprzedaży,
4) poznania opinii na temat współpracy z Partnerem Sprzedaży oraz oceny jakości oferowanych przez niego usług i produktów – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Prawnie uzasadniony interes Administratora polega na pozyskiwaniu informacji o poziomie zadowolenia klientów i na zapewnieniu wysokiej jakości oferowanych usług i towarów,
5) ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi ze zgłoszeniem zainteresowania odnawialnymi źródłami energii - podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Uzasadniony interes Administratora polega na możliwość ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
Partner Sprzedaży po otrzymaniu od Administratora danych osobowych osób zaineresowanych rozwiązaniami OZE, jako odrębny administrator jest zobowiązany przekazać tym osobom niezbędne informacje odnoszące się do podstaw prawnych, celów oraz zasad przetwarzania przez niego danych osobowych.
Przetwarzanie danych osobowych członków personelu kontrahentów lub klientów współpracujących z Administratorem
W związku z zawieraniem umów handlowych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Administrator pozyskuje od kontrahentów/klientów dane osób, zaangażowanych w realizację takich umów (np. reprezentantów, osób uprawnionych do kontaktu, składających zamówienia, wykonujących zlecenia itp.). Zakres przekazywanych danych jest w każdym przypadku ograniczony do niezbędnego dla wykonania umowy i z reguły nie obejmuje innych informacji niż imię i nazwisko oraz służbowe dane kontaktowe, a w stosownych przypadkach także dane dotyczące posiadanych uprawnień lub wykształcenia.
Dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora oraz jego kontrahenta/klienta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na:
1) na zapewnieniu wiarygodnej identyfikacji kontrahenta/klienta i reprezentującej go osoby,
2) sprawnym bieżącym wykonywaniu umowy,
a w przypadku współpracy w ramach Prawa zamówień publicznych – także w związku z realizacją obowiązków wynikających z właściwych przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Dane mogą być ujawniane dostawcom systemów informatycznych i usług IT, osobom trzecim zaangażowanym w realizację umowy, a także podmiotom uzyskującym dostęp do danych na podstawie przepisów z zakresu jawności informacji publicznej oraz postępowań prowadzonych na podstawie prawa zamówień publicznych, w zakresie przewidzianym przez te przepisy.
Dane przetwarzane są przez okres niezbędny do realizacji powyższych interesów oraz wykonania obowiązków wynikających z przepisów.
Zbieranie danych w związku z kontaktami biznesowymi
W związku z prowadzoną działalnością, Administrator zbiera dane osobowe także w innych przypadkach – np. podczas spotkań biznesowych, na eventach branżowych czy poprzez wymianę wizytówek – w celach związanych z nawiązywaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych. Dane osobowe podawane są w takich przypadkach dobrowolnie. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym przypadku prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.
Dane osobowe zebrane w takich przypadkach przetwarzane są wyłącznie w celu dla jakiego zostały zebrane, a Administrator zapewnia ich odpowiednią ochronę.
ODBIORCY DANYCH
W związku z prowadzeniem działalności wymagającej przetwarzania danych osobowych, są one ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności dostawcom odpowiedzialnym za świadczenie usług IT, obsługę systemów informatycznych i sprzętu (np. wyposażenia CCTV), podmiotom świadczącym usługi prawne lub księgowe, kurierom, agencjom marketingowym czy rekrutacyjnym. W przypadku klientów zawierających umowy kompleksowe lub umowy sprzedaży energii elektrycznej, dane osobowe ujawniane są także właściwym operatorom systemu przesyłowego (OSP) lub operatorom systemu dystrybucyjnego (OSD), a także podmiotom świadczącym usługi niezbędne do wykonania takiej umowy (np. obsługa Contact Center, rozpatrzenie reklamacji, usługi księgowe, fakturowanie i rozliczanie umów, badanie jakości obsługi, dochodzenie należności itp.).
Dane osobowe są też ujawniane podmiotom powiązanym z Administratorem, w tym spółkom z Grupy Kapitałowej, do której należy Administrator – w przypadku świadczenia przez te spółki na rzecz Administratora usług wymagających przetwarzania danych. Więcej informacji nt. Grupy Kapitałowej, w skład której wchodzi Administrator można znaleźć pod adresem: https://pgnig.pl/pgnig/o-nas/gk-pgnig-grupa-orlen.
Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących osoby, której dane dotyczą, właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, w oparciu o odpowiednią podstawę prawną oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.
PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY
Poziom ochrony danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu Administrator przekazuje dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:
1) współpracę z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej,
2) stosowanie standardowych klauzul umownych, wydanych przez Komisję Europejską,
3) stosowanie wiążących reguł korporacyjnych, zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy,
Administrator zawsze informuje o zamiarze przekazania danych osobowych poza EOG na etapie ich zbierania.
OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. W przypadku, gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane osobowe będą przetwarzane do momentu jej rozwiązania. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane osobowe przetwarzane są do czasu jej wycofania.
Okres przetwarzania danych może także wynikać z przepisów prawa w przypadku, gdy stanowią one podstawę przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora dane osobowe przetwarzane są przez okres umożliwiający jego realizację lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych.
W zakresie, w jakim dane osobowe przetwarzane są w celu zapewnienia bezpieczeństwa w formie rejestru wejść i wyjść w lokalach lub na teren zarządzany przez Administratora, Administrator przetwarza je przez 1 miesiąc, licząc od ostatniego dnia miesiąca za jaki prowadzony jest rejestr. Nagrania z monitoringu przechowywane są przez okres 28 dni od daty nagrania.
Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, a po tym okresie, jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane osobowe są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.
UPRAWNIENIA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH
Prawa osób, których dane dotyczą
Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:
1) Prawo do informacji o przetwarzaniu danych – na tej podstawie osobie zgłaszającej takie żądanie Administrator przekazuje informację o przetwarzaniu jej danych osobowych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym są ujawniane i planowanym terminie ich usunięcia;
2) Prawo uzyskania kopii danych – na tej podstawie Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych, dotyczących osoby fizycznej zgłaszającej żądanie;
3) Prawo do sprostowania – Administrator zobowiązany jest usuwać ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych danych osobowych oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne;
4) Prawo do usunięcia danych – na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
5) Prawo do ograniczenia przetwarzania – w razie zgłoszenia takiego żądania, Administrator zaprzestaje dokonywania operacji na danych osobowych, z wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę osoba, której dane dotyczą oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami przechowywania danych lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzji organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych);
6) Prawo do przenoszenia danych – na tej podstawie, w zakresie w jakim dane osobowe są przetwarzane w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą, Administrator wydaje dane osobowe dostarczone przez osobę, której one dotyczą, w formacie pozwalającym na ich odczyt przez komputer. Możliwe jest także zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi – jednak pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Administratora, jak i tego innego podmiotu;
7) Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych – osoba, której dane dotyczą, może w każdym czasie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych w celach marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu;
8) Prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych – osoba, której dane dotyczą, może w każdym czasie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (np. dla celów analitycznych lub statystycznych lub ze względów związanych z ochroną mienia). Sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie;
9) Prawo do wycofania zgody – jeśli dane osobowe przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody osoba, której dane dotyczą, ma prawo ją wycofać w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem tej zgody;
10) Prawo do skargi – w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do organu nadzorującego przetwarzanie danych osobowych, właściwego ze względu na miejsce zwykłego pobytu osoby, której dane dotyczą, jego miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce tym organem nadzorczym jest Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Zgłaszanie żądań związanych z realizacją praw
Wniosek dotyczący realizacji praw podmiotów danych, można złożyć:
1) w formie pisemnej tradycyjną drogą pocztową na adres PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o. z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych” lub
2) osobiście w Biurze Obsługi Klienta / u Doradcy Biznesowego / Przedstawiciela Handlowego lub
3) drogą e-mailową na adres: daneosobowe.od@pgnig.pl.
Jeżeli Administrator nie będzie w stanie zidentyfikować osoby składającej wniosek na podstawie danych zawartych w zgłoszeniu, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje. Podanie takich danych nie jest obowiązkowe, jednak brak ich podania będzie skutkować odmową realizacji żądania.
Wniosek może być złożony osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika (np. członka rodziny). Ze względu na bezpieczeństwo danych, Administrator zachęca do posługiwania się pełnomocnictwem w formie poświadczonej przez notariusza lub upoważnionego radcę prawnego lub adwokata, co istotnie przyspieszy weryfikację jego autentyczności.
Odpowiedź na zgłoszenia powinna być udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu, Administrator informuje wnioskodawcę o przyczynach takiego przedłużenia.
Odpowiedź udzielana jest w formie pisemnej, chyba że wniosek został złożony drogą e-mail lub zażądano w nim przekazania odpowiedzi w formie elektronicznej.
Administrator przechowuje informacje dotyczące zgłoszonego żądania oraz osoby, która żądanie zgłosiła, w celu zapewnienia możliwości wykazania zgodności oraz w celu ustalenia, obrony lub dochodzenia ewentualnych roszczeń osób, których dane dotyczą. Rejestr żądań przechowywany jest w sposób zapewniający integralność i poufność zawartych w nim danych.
Zasady pobierania opłat
Postępowanie w sprawie składanych wniosków jest nieodpłatne. Opłaty mogą zostać pobrane jedynie w przypadku:
1) zgłoszenia żądania wydania drugiej i każdej kolejnej kopii danych (pierwsza kopia danych jest bezpłatna), w takim wypadku, Administrator może zażądać uiszczenia opłaty w wysokości obowiązującej na dzień złożenia wniosku (informacje o wysokości aktualnych opłat można uzyskać przesyłając zapytanie na e-mail: daneosobowe.od@pgnig.pl) – opłata zawiera koszty administracyjne związane z realizacją żądania,
2) zgłaszania przez tę samą osobę żądań nadmiernych (np. niezwykle częstych) lub ewidentnie nieuzasadnionych, w takim przypadku, Administrator może zażądać uiszczenia opłaty w wysokości obowiązującej na dzień złożenia wniosku (informacje o wysokości aktualnych opłat można uzyskać przesyłając zapytanie na e-mail: daneosobowe.od@pgnig.pl) – opłata zawiera koszty prowadzenia komunikacji oraz koszty związane z podjęciem żądanych działań.
W razie kwestionowania decyzji o nałożeniu opłaty, osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
ZMIANY POLITYKI PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.
Niniejsza wersja Polityki obowiązuje od 27.09.2022 r.
