Polityka przetwarzania danych ORLEN S.A. (dawnej PGNiG S.A.)

POLITYKA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

DEFINICJE

Administrator: ORLEN S.A. z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock.

Dane osobowe: wszystkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej, w tym wizerunek, nagranie głosu, dane kontaktowe, dane o lokalizacji, informacje zawarte w korespondencji, informacje gromadzone za pośrednictwem sprzętu rejestrującego lub innej podobnej technologii.

Polityka: niniejsza Polityka przetwarzania danych osobowych.

RODO: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Osoba, której dane dotyczą: każda osoba fizyczna, której dane osobowe przetwarzane są przez Administratora, np. osoba odwiedzająca lokal Administratora lub kierująca do niego zapytanie w formie e-maila.

PRZETWARZANIE DANYCH PRZEZ ADMINISTRATORA  

W związku z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą, Administrator zbiera i przetwarza dane osobowe zgodnie z właściwymi przepisami, w tym w szczególności z RODO, i przewidzianymi w nich zasadami przetwarzania danych.

Administrator zapewnia przejrzystość przetwarzania danych, w szczególności zawsze informuje o przetwarzaniu danych w momencie ich zbierania, w tym o celu i podstawie prawnej przetwarzania – np. przy zawieraniu umowy sprzedaży towarów lub usług. Administrator dba o to, by dane były zbierane tylko w zakresie niezbędnym do wskazanego celu i przetwarzane tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne.

Przetwarzając dane, Administrator zapewnia ich bezpieczeństwo i poufność oraz dostęp do informacji o tym przetwarzaniu dla osób, których dane dotyczą. W przypadku, gdyby pomimo stosowanych środków bezpieczeństwa, doszło do naruszenia ochrony danych osobowych (np. „wycieku” danych lub ich utraty), Administrator informuje o takim zdarzeniu osoby, których dane dotyczą, w sposób zgodny z przepisami.

KONTAKT Z ADMINISTRATOREM

Kontaktowe numery telefonów do Administratora: (24) 256 00 00, (24) 365 00 00, (22) 778 00 00. Z Administratorem danych można skontaktować się także:
    a. listownie na adres: ul. Chemików 7; 09-411 Płock,
    b. przez e-mail: daneosobowe@orlen.pl.

Do kontaktu z Inspektorem ochrony danych w ORLEN S.A. służy następujący adres email: daneosobowe@orlen.pl. Z Inspektorem ochrony danych można skontaktować się także pisemnie na adres siedziby ORLEN S.A. wskazany powyżej, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych“. Dane dot. Inspektora Ochrony Danych dostępne są również na stronie www.orlen.pl w zakładce „Kontakt”.

BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH

W celu zapewnienia integralności i poufności danych, Administrator wdrożył procedury umożliwiające dostęp do danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, że wszystkie operacje na danych osobowych są rejestrowane i dokonywane tylko przez osoby uprawnione.

Administrator podejmuje ponadto wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora.

Administrator prowadzi na bieżąco analizę ryzyka i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych do identyfikowanych zagrożeń. W razie konieczności, Administrator wdraża dodatkowe środki służące zwiększeniu bezpieczeństwa danych.

CELE ORAZ PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH PRZEZ ADMINISTRATORA

Korespondencja e-mailowa oraz tradycyjna

W przypadku kierowania do Administratora korespondencji e-mailowej lub drogą tradycyjną, niezwiązanej z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy lub inną zawartą z nim umową, dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i załatwienia sprawy, której dotyczy ta korespondencja. W takim wypadku podanie określonych danych jest wymagane przez Administratora tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne dla powyższego celu, a brak podania takich danych skutkuje brakiem możliwości załatwienia sprawy.

Podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO), polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Administrator przetwarza jedynie dane osobowe relewantne dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych oraz innych informacji i ujawniana jedynie osobom upoważnionym.

Kontakt telefoniczny

W przypadku kontaktowania się z Administratorem drogą telefoniczną, w sprawach niezwiązanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami, możemy żądać podania danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt. W takim wypadku brak podania danych będzie skutkować brakiem możliwości obsługi tej sprawy. Podstawą prawną jest w takim wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO), polegający na konieczności załatwienia zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Monitoring wizyjny oraz kontrola wstępu

W celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia, Administrator stosuje monitoring wizyjny oraz kontroluje wstęp do lokali i na teren zarządzany przez Administratora. Zebrane w ten sposób dane nie są wykorzystywane dla żadnych innych celów.

Dane osobowe w postaci nagrań z monitoringu oraz dane zbierane w rejestrze wejść i wyjść są przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa i porządku na terenie obiektu oraz ewentualnie w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. W takim wypadku podanie danych jest wymagane przez Administratora w celu umożliwienia wstępu do lokalu lub na teren zarządzany przez Administratora, a odmowa ich podania skutkuje brakiem możliwości takiego wstępu. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa mienia Administratora oraz ochrony jego praw.

Rekrutacja

W ramach procesów rekrutacyjnych, Administrator przetwarza dane osobowe kandydatów do pracy (np. w CV lub liście motywacyjnym) jedynie w zakresie określonym w przepisach prawa pracy. W związku z powyższym, osoby kandydujące nie powinny przekazywać informacji w szerszym zakresie niż to wynika z wymagań Administratora zawartych w ogłoszeniu o pracę i przewidzianych przepisami prawa. W razie, gdy przesłane aplikacje będą zawierać tego rodzaju dodatkowe nieadekwatne dane, nie będą one wykorzystywane ani uwzględniane w procesie rekrutacyjnym.

Dane osobowe są przetwarzane:

• w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia, w tym przede wszystkim Kodeksu pracy – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit c RODO w związku z przepisami Kodeksu pracy);
• w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji w zakresie danych niewymaganych przepisami prawa, a także dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit a RODO);
• w celu ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO).

W zakresie w jakim dane osobowe są przetwarzane w oparciu o wyrażoną zgodę, można ją wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność  z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. W przypadku wyrażenia zgody dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych, dane usuwane są po upływie trzech lat – o ile wcześniej zgoda nie została wycofana.

Przetwarzanie danych osobowych w zamówieniach publicznych i niepublicznych

W razie prowadzenia postępowań w trybie ustawy – Prawo zamówień publicznych (PZP) Administrator przetwarza dane osobowe wykonawców, będących osobami fizycznymi, oraz osób, których dane zostają przekazane przez Wykonawcę w toku postępowania, przede wszystkim w dokumentacji. W takim wypadku, Administrator pozyskuje dane kontaktowe takich osób, a także informacje o ich kwalifikacjach lub posiadanych uprawnieniach oraz formie zatrudnienia. 

Dane osobowe Wykonawców przetwarzane są w celu umożliwienia udziału w postępowaniu i jego przeprowadzenia, zgodnie z przepisami PZP (art. 6 ust. 1 lit c RODO), a w razie wyboru oferty wykonawcy, także w celu zawarcia i wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit b RODO). W przypadku prowadzenia postępowań niepublicznych, podstawą prawną przetwarzania jest podjęcie działań niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy z wykonawcą (art. 6 ust. 1lit b RODO).

W odniesieniu do danych osobowych członków personelu Wykonawcy, dane przetwarzane są na podstawie ww, przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit c RODO), oraz w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora polegających na umożliwieniu sprawnej realizacji zawartej umowy (w razie wyboru złożonej oferty oraz w zakresie postępowań niepublicznych) na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO.

Dane osobowe mogą być ujawniane osobom zaineresowanym na zasadach i w granicach przewidzianych przepisami PZP oraz przepisami regulującymi dostęp do informacji publicznej.

Powyższe dane przetwarzane są jedynie przez okres niezbędny do przeprowadzenia postępowania i wyboru oferty, a w razie zawarcia umowy – także przez okres jej wykonywania. Okres przetwarzania danych może ulec przedłużeniu, jeżeli jest to niezbędne dla ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń, a także jeśli obowiązek dłuższego przetwarzania danych wynika z przepisów prawa.

Zbieranie danych w związku ze świadczeniem usług lub wykonywaniem innych umów

W razie zbierania danych dla celów związanych z wykonaniem konkretnej umowy, Administrator przekazuje osobie, której dane dotyczą, szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych, w momencie zawierania umowy.

Zbieranie danych w innych przypadkach

W związku z prowadzoną działalnością, Administrator zbiera dane osobowe także w innych przypadkach – np. podczas spotkań biznesowych, na eventach branżowych czy poprzez wymianę wizytówek – w celach związanych z nawiązywaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych. Dane podawane są w takich wypadkach dobrowolnie. Podanie takich danych jest dobrowolne. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO), polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.

Dane osobowe zebrane w takich przypadkach przetwarzane są wyłącznie w celu dla jakiego zostały zebrane, a Administrator zapewnia ich odpowiednią ochronę.

ODBIORCY DANYCH

W związku z prowadzeniem działalności wymagającej przetwarzania danych osobowych, są one ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych i sprzętu (np. wyposażenia CCTV), podmiotom świadczącym usługi prawne lub księgowe, kurierom, agencjom marketingowym czy rekrutacyjnym. Dane są też ujawniane podmiotom powiązanym z Administratorem, w tym spółkom z jego grupy kapitałowej.

Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących osoby, której dane dotyczą, właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, w oparciu o odpowiednią podstawę prawną oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY

Poziom ochrony danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu Administrator przekazuje dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne, i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:

• współpracę z podmiotami, przetwarzający dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej;
• stosowanie standardowych klauzul umownych, wydanych przez Komisję Europejską;
• stosowanie wiążących reguł korporacyjnych, zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy.

Administrator zawsze informuje o zamiarze przekazania danych osobowych poza EOG na etapie ich zbierania.

OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. W przypadku gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane będą przetwarzane do momentu jej zakończenia. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do jej wycofania.

Okres przetwarzania danych określony może także wynikać z przepisów, w przypadku, gdy stanowią one podstawę przetwarzania.  W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora – np. ze względów bezpieczeństwa – dane przetwarzane są przez okres umożliwiający jego realizację lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do jej wycofania, lecz nie dłużej niż przez okres wskazany w przekazanej informacji o przetwarzaniu danych osobowych. 

W zakresie w jakim dane przetwarzane są w celu zapewnienia bezpieczeństwa w formie rejestru wejść i wyjść w lokalach lub na teren zarządzany przez Administratora, przetwarzamy je przez okres 12 miesięcy (w przypadku rejestrowania wejść i wyjść personelu – przez okres 36 miesięcy). Nagrania z monitoringu przechowywane są przez okres 12 miesięcy. 

Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, a po tym okresie, jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania, dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

UPRAWNIENIA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH

Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• Prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych – na tej podstawie osobie zgłaszającej takie żądanie Administrator przekazuje informację o przetwarzaniu danych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotom, którym są ujawniane i planowanym terminie ich usunięcia;
• Prawo uzyskania kopii danych – na tej podstawie Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych, dotyczących osoby zgłaszającej żądanie;
• Prawo do sprostowania – Administrator zobowiązany jest usuwać ewentualne niezgodności, lub błędy przetwarzanych danych osobowych, oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne;
• Prawo do usunięcia danych – na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – w razie zgłoszenia takiego żądania, Administrator zaprzestaje dokonywania operacji na danych osobowych, z wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę osoba, której dane dotyczą oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji, lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzji organu nadzorczego, zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych);
• Prawo do przenoszenia danych – na tej podstawie, w zakresie w jakim dane są przetwarzane w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą, Administrator wyda dane dostarczone przez osobę, której one dotyczą, w formacie pozwalającym na ich odczyt przez komputer. Możliwe jest także zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi – jednak pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Administratora jak i tego innego podmiotu;

• Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych – osoba, której dane dotyczą, może w każdym czasie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych w celach marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu;
• Prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych – osoba, której dane dotyczą, może w każdym czasie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora (np. dla celów analitycznych lub statystycznych lub ze względów związanych z ochroną mienia). Sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie;
• Prawo wycofania zgody – jeśli dane przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody osoba, której dane dotyczą, ma prawo ją wycofać w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem tej zgody.
• Prawo do skargi – w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Zgłaszanie żądań związanych z realizacją praw

Wniosek dotyczący realizacji praw podmiotów danych, można złożyć:

• w formie pisemnej na adres: ORLEN S.A. z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock;
• drogą e-mailową na adres: daneosobowe@orlen.pl.

Jeżeli Administrator nie będzie w stanie zidentyfikować osoby składającej wniosek w oparciu o dokonane zgłoszenie, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje.

Wniosek może być złożony osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika (np. członka rodziny). Ze względu na bezpieczeństwo danych, Administrator zachęca do posługiwania się pełnomocnictwem w formie poświadczonej przez notariusza lub upoważnionego radcę prawnego lub adwokata, co istotnie przyspieszy weryfikację jego autentyczności.

Odpowiedź na zgłoszenia powinna być udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu, Administrator informuje wnioskodawcę o przyczynach takiego przedłużenia.

Odpowiedź udzielana jest w formie pisemnej, chyba że wniosek został złożony drogą e-mailową lub zażądano w nim przekazania odpowiedzi w formie elektronicznej.

Zasady pobierania opłat

Postępowanie w sprawie składanych wniosków jest nieodpłatne. Opłaty mogą zostać pobrane jedynie w przypadku:

• zgłoszenia żądania wydania drugiej i każdej kolejnej kopii danych (pierwsza kopia danych jest bezpłatna); w takim wypadku Administrator może zażądać uiszczenia opłaty w wysokości 50 zł.

Powyższa opata zawiera koszty administracyjne związane z realizacją żądania.

• zgłaszania przez tę samą osobę żądań nadmiernych (np. niezwykle częstych) lub ewidentnie nieuzasadnionych; w takim wypadku, Administrator może zażądać uiszczenia opłaty w wysokości 50 zł.

Powyższa opłata zawiera koszty prowadzenia komunikacji oraz koszty związane z podjęciem żądanych działań.

W razie kwestionowania decyzji o nałożeniu opłaty, osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

ZMIANY POLITYKI PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana. Aktualna wersja Polityki obowiązuje od 3 lipca 2023 r.