Aktualności

We wrześniu 2003 r. powołany został Departament Kontroli i Audytu Wewnętrznego, który w pierwszej kolejności przygotował dokumenty regulujące zasady i procedury audytu w tym metodykę kompleksowego szacowania ryzyka PGNiG.
Audyt wewnętrzny realizowany jest na podstawie standardów wypracowanych przez amerykański Instytut Audytorów Wewnętrznych. Są one powszechnie stosowane w korporacjach zachodnich oraz administracji publicznej. Zgodnie z tymi wytycznymi w PGNiG wprowadzono Regulamin Kontroli i Audytu Wewnętrznego oraz Kodeks Etyki Audytorów Wewnętrznych. Zgodnie ze standardami wszystkie procesy biznesowe spółki muszą być zbadane co najmniej raz na 5 lat.
Szacowanie ryzyka przeprowadzono m.in. przy wykorzystaniu wytycznych Bazylejskiego Komitetu ds. nadzoru bankowego zaadoptowanych na potrzeby PGNiG. Na podstawie wyników analizy od kwietnia 2004 r. przystąpiono do audytowania procesów biznesowych spółki, poczynając od tych uznanych za najbardziej krytyczne dla realizacji jej celów.
W 2004 r. badaniu poddano proces nadzoru właścicielskiego oraz proces sprzedaży we wszystkich oddziałach PGNiG. Z audytów tych sporządzone zostały 4 sprawozdania obejmujące ustalenia, wnioski dotyczące potencjalnych zagrożeń oraz konkretne rekomendacje usprawnienia działania spółki w tych obszarach. Zalecenia te są systematycznie wdrażane.
Oprócz audytów planowych przeprowadzono 3 audyty doraźne.
Plan audytu na 2005 r. przewiduje badanie procesów rozliczeń zakupu gazu, wyboru dostawców, rozliczeń umów na dostawy oraz budżetowanie. Pierwsze dwa zadania audytowe są w toku. Oprócz tego w bieżącym roku przeprowadzono dwa audyty doraźne.
Podobne zespoły powołane zostały w kluczowych spółkach Grupy Kapitałowej – spółkach gazownictwa. W 2004 r. zespoły te wykonały analizy ryzyka, a w roku bieżącym przystępują do pierwszych zadań audytowych w obszarze sprzedaży.
W okresie maj – czerwiec 2004 r. zostało przeprowadzone w Departamencie Nadzoru Właścicielskiego badanie w zakresie procedur sprawowania nadzoru właścicielskiego nad spółkami, w których udziały ma PGNiG S.A. W wyniku audytu stwierdzono działanie w oparciu o doraźnie opracowywane procedury bądź też częściowy brak procedur. Wnioski z audytu zostały uwzględnione w opracowanym na ich podstawie dokumencie „Zasady sprawowania nadzoru właścicielskiego nad Spółkami Grupy Kapitałowej PGNiG”. Zasady obejmują całościowo zakres funkcjonowania spółek kapitałowych w obszarze PGNiG S.A. Składają się one z procedur tworzenia spółek, planowania, monitorowania działalności, w tym szacowania i monitorowania ryzyk, raportowania, wykonywania nadzoru przez przedstawicieli PGNiG S.A. w radach nadzorczych, systemu oceny członków organów spółek oraz procedur zbywania posiadanych przez PGNiG udziałów lub akcji. Dokument ten po raz pierwszy tworzy spójny system nadzoru właścicielskiego w Grupie Kapitałowej PGNiG SA. Aktualnie wdrażane są te procedury. Ocena funkcjonowania zostanie przeprowadzona po upływie sześciu miesięcy od daty wdrożenia.
W 2003 r. w Centrali PGNiG SA zostało powołane także Biuro Zakupów Centralnych w celu koordynacji i ujednolicenia w procesów zakupu towarów i usług. Obecnie biuro wdraża projekt Centralny System Zakupów, którego celem jest wdrożenie nowej organizacji struktury zakupowej w PGNiG S.A., a docelowo w skali Grupy Kapitałowej PGNiG. Projekt został zgłoszony na listę projektów strategicznych dla PGNiG S.A.
„Centralny System Zakupów” jest złożonym procesem organizacyjnym scentralizowanego systemu nabywania dóbr i usług w PGNiG SA, w ramach którego wdrożona została nowa struktura i procedura Biura Zakupów Centralnych oraz procedury zakupowe na wszystkich szczeblach organizacyjnych PGNiG S.A. Zgodnie z założeniami „Centralny System Zakupów” winien obejmować wszelkie procesy zakupowe dokonywane przez PGNiG S.A.
Głównym celem „Centralnego Systemu Zakupów” wprowadzonego w PGNiG S.A. będzie redukcja kosztów ponoszonych przez wszystkie jednostki organizacyjne PGNiG, związanych z dostawami, usługami i robotami budowlanymi. Mierzalnym efektem „Centralnego Systemu Zakupów” będzie doprowadzenie do kilku - kilkunastoprocentowego spadku kosztów funkcjonowania Spółki w poszczególnych sektorach zakupów objętych „Centralnym System Zakupów”.
W ramach projektu Centralny System Zakupów opracowane zostały regulacje wewnętrzne: Instrukcja udzielania zamówień w PGNiG S.A. oraz Regulamin Organizacji Zakupowych wraz z Kodeksem Etyki. Instrukcja wprowadziła jednolite i wspólne dla wszystkich jednostek organizacyjnych zasady oraz procedury udzielania zamówień zarówno publicznych jak i nie podlegających Ustawie o zamówieniach publicznych. Wprowadzono nowe elementy, na przykład niestosowane do tej pory w spółce procedury udzielania zamówień o niskiej wartości.
Projekt Centralny System Zakupów pozwoli na wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania relacjami z dostawcami (supplier relationship managment SRM), w ramach wdrażanego w Spółce zintegrowanego systemu zarządzania.
W ramach Projektu Biuro w dniu 1 października 2004 r. uruchomiło Portal Informacji Przetargowej. Portal umożliwia standaryzację dokumentów niezbędnych do sprawnego przeprowadzania postępowań (w obecnej chwili pracownikom Spółki w całym kraju zostało udostępnione ponad 400 dokumentów) oraz elektroniczną wymianę dokumentów. Dzięki portalowi stworzona została platforma do komunikacji z wykonawcami poprzez umieszczanie ogłoszeń bezpośrednio na stronie internetowej spółki.
Dzięki tym rozwiązaniom 16 marca 2005 r. odbędzie się pierwsza w historii PGNiG S.A. aukcja elektroniczna na dostawę materiałów biurowych.
Wymierne efekty ekonomiczne osiągnięte zostały dzięki zorganizowaniu i przeprowadzeniu przetargów na dostawę usług ubezpieczeniowych dla grupy kapitałowej PGNiG na podstawie przepisów Ustawy o zamówieniach publicznych. PGNiG SA jako pierwsza firma w kraju wybrała Wykonawcę w przetargu nieograniczonym. Cena uzyskana w wyniku postępowania była niższa od kwoty szacunkowej przeznaczonej przez Spółkę na sfinansowanie zamówienia. Oszczędności w tym przypadku sięgają ponad 20 milionów złotych.
Biuro zrealizowało (wspólnie z Departamentem Poszukiwania Złóż) postępowania publiczne mające na celu wyłonienie dostawców rur okładzinowych i wydobywczych. Oszczędności z tego tytułu sięgnęły kilku milionów złotych. Dzięki postępowaniu udało się zagwarantować korzystne ceny pomimo wzrostu cen na krajowym rynku stali.
Biuro wynegocjowało (wspólnie z Departamentem Informatyki) umowę korporacyjną dla grupy kapitałowej PGNiG na dostawę usług telefonii mobilnej. Wynegocjowana umowa oferuje spółkom Grupy Kapitałowej jedne z najlepszych warunków dostępnych na rynku. Oszczędności przekraczają 40% w porównaniu do poprzedniej umowy. Szacowane oszczędności w skali grupy kapitałowej wynoszą kilka milionów złotych rocznie.
Ponadto Biuro realizuje projekt pod nazwą „Budowa stacji gazowych w systemie modułowym”. Projekt został zgłoszony na listę Projektów Strategicznych PGNiG S.A. Jego generalnym celem jest propozycja zmiany budowy stacji gazowych z systemu tradycyjnego na modułowy. Wdrożenie tego projektu pozwoli na obniżenie kosztów budowy nowych obiektów, modernizacji istniejących a także kosztów serwisowania. W ramach projektu realizowana jest pilotażowa budowa dwóch dużych stacji: Kleszczówka i Września. Jej zakończenie planowane jest na sierpień 2005. Opracowywana i wdrażana jest też Norma Zakładowa „Budowa stacji gazowych w systemie modułowym”.